今年度に入って、
地域いきいき健康クラブの事務的な面をお手伝いしている。
その総会が3月7日にあるわけだが、
この日は3月議会の開会日のため出席はできない。
とはいうものの、
総会の準備はしておかなくてはならないので、
ここ最近、総会資料を整えたりしていた。
まぁ、資料を整えるのは、
個人的な仕事であるので、
情報を集めて、内容を確認しながら紙面をつくるので、
それほど問題でもないし、たいした労力でもない。
問題があるとすれば、
その後！
今日は、総会資料準備の最終段階。
印刷とそのとりまとめ。
全部で65部作成。
毎年、大変だ・・・という話を聞いていたので、
何が大変なんだろう？
って、実は思っていた・・・。
総会の資料はA4サイズで12枚。
毎年これをA4サイズの用紙に両面で印刷して・・・
例えば、表紙と1ページを、2ページと3ページを表裏に。
それを6枚あつめて、ステープラーでまとめる。
これが今までやっていた方式で、
両面印刷ももちろんだが人海戦術で用紙を集めるのも、
しんどい作業だったに違いない。
しかも、普段から印刷機に慣れていない人たちがやれば、
それは大変な仕事だろう。
今年は私がいる。
というか、教員経験者はマルチな人が多いと、
私は思っている。
褒めているわけではなくて、
いわゆる「何でも来いに得意なし！」ってやつ。
で、今年は役員の皆さんに楽をさせてあげたくて、
私のやりたい様に印刷させてもらった。
まず、コピー機の機能を利用する。
最近のコピー機は機能の中に、
「製本」というモードがあることが多い。
これを利用すると、勝手に原稿を吸い込んで、
A3用紙に4面印刷し、
しかもそれを二つ折りにすると、
本のようになるというモード。
まず、このモードを知らない人が多い。
ってか、普通、普段からコピー機を使ってなければ、
知る由もない。
これで、原稿をA3用紙3枚の原稿に変更する。
あとは、A3用紙の両面印刷を印刷機ですればいい。
これだと、6種類×65部をA4用紙で印刷していたものが、
A3用紙で3種類×65部で済む。
用紙を集めるのも3枚を集めて、
二つ折りにするだけで済む。
正直、私にとっては当たり前の方法なわけだが、
そんなこと、
普通の人が当たり前になりようがない。
そして、ここに、
民間のボランティア団体・任意団体の弱さがある！
弱さというのは集団の生命力の弱さと言ってもいい。
組織を運営するにあたって、
ただでさえめんどくさいのに、
とにかく手間がかかる作業が多くなってしまう。
それは、仕事が多いのではなくて、
効率化をするすべを持っていないことに実は由来している。
したがって、
手間がかかってしまう仕事は、
創設期の人たちにとってみれば当たり前のことであっても、
次世代の人たちにとってみれば、
めんどくさい仕事が回ってきたような印象をうける。
自分が創設した仕事でもないことを、
非効率さも含めて引き継ぐことになったとき、
大体は「これを変えてやる！」というほどの気概がないので、
それは辛い仕事と受け止められてしまう。
だから、仕事を受け継ぐ立場にはなりたくない！
ということになり、
集団としては、往々にして、
世代交代がうまくいかないという問題に直面する。
誰が悪いとか良いとかの問題ではない。
ノウハウを持っていない集団は、
常に情熱がその活動を支えているのだ。
そういった情熱には敬意を表するが、
その情熱を他者に強要することが、
集団の生命力を奪っているかもしれないという危惧は持つべきだ。
だから、
誰もができるシステムを構築することが、
実は民間ボランティア団体や任意団体には、
集団の生命力を維持するという意味で、
必要不可欠なのだと私は思うわけだ。
集団の生命力についての私の考えはおいたとしても、
今日は、総会資料が楽に準備ができたと、
喜んでもらえてよかった。
こういったこと・・・、つまり、
年長者が年少者に感謝し、
年少者が年長者に必要とされているという実感を得る。
そういう機会をたくさん持つことができれば、
ほんわかして、いいなぁあって思う。
地域いきいき健康クラブも、
PTA活動なんかも、
そういったほんわかさを大事にしたい。
3月定例会開会まであと10日
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